ほとんどの輸送RFQは価格を取得するために設計されています。問題は、価格だけでは支払い額がわかるだけで、輸送業者が約束を果たせるかどうか、あるいは見積もりに本当に必要なものが含まれているかどうかはわからないということです。

ほとんどのRFQが機能しない理由

構造が不適切なRFQは、比較できない見積もりを生み出します。ある輸送業者は保険を含み、別の業者は含みません。ある業者は2時間の滞在時間を含めて見積もり、別の業者は最初の時間から課金します。ある業者は出荷元に荷台があると仮定し、別の業者は確認すらしません。

最終的にExcelシート上に5つの数字が並び、一見比較できるように見えますが、実際には比較できません。そして判断基準は最安値に落ち着きますが、すべてを合計すると、それが最も経済的な選択肢であることはほとんどありません。

優れたRFQは見積依頼書ではありません。輸送業者に自社の運用方法を明示させ、実際の基準で比較できるようにする文書です。

適切に構成された輸送RFQに含めるべきもの

発着地だけでなく、自社のオペレーション情報

最も一般的な間違いは、「モンテレイ–メキシコシティ間ルート、週3便、48フィートトラック」だけのRFQを送ることです。これでは輸送業者が判断する材料が少なく、あなたが比較する材料も限られてしまいます。

有用なRFQには以下が含まれます：

貨物の特性。重量、容積、商品の種類、温度管理が必要かどうか、壊れやすいか特別な取り扱いが必要か、積み重ね制限や他の貨物との互換性があるかどうか。

発着地の条件。施設の種類、荷台があるかスロープが必要か、稼働時間、特定の車両タイプへのアクセス制限、平均的な積み下ろし時間。

頻度と変動性。週平均便数だけでなく、最大ピークと最小値も含みます。週3便固定で見積もった輸送業者は、繁忙期に8便に増加した場合に問題を抱えるでしょう。

サービス要件。自社で直接リアルタイムの追跡が必要かどうか、ペナルティ付きの厳格な配達時間枠があるかどうか、顧客や業界ごとに特定の書類が必要かどうか。

RFQが輸送業者にすべき質問

優れたRFQは自社のオペレーションを説明するだけでなく、輸送業者の実際の能力を明らかにする質問もします。以下が最も有用な情報を生み出す質問です：

このルートで恒常的に利用できる車両は何台ありますか？全車両数ではなく、他の顧客に影響を与えることなく自社のオペレーションに確約できる車両数を確認します。

需要のピークにはどのように対応しますか？自社の予備車両がありますか、それとも外注しますか？可用性を保証するために何日前の確認が必要ですか？

見積もり料金に正確に何が含まれていますか？燃料、通行料、滞在時間、貨物保険、積み下ろし作業、書類。すべてを明確に記載させ、「すべて込み」という表現だけでは済ませないようにします。

ルート上でインシデントが発生した場合のプロセスは何ですか？具体的な手順、通知時間、誰が誰に連絡するか。明確なプロトコルがない場合は、それ自体が重要な情報です。

全車両にGPSが搭載されており、直接アクセスできますか？「追跡あり」ではなく、顧客であるあなたが電話をかけずにリアルタイムで直接アクセスできるかどうかを確認します。

有効な貨物保険証券を示せますか？満期日、最大補償額、主な免責事項。

比較可能な回答を得るための構成方法

見積もりを依頼する方法が、受け取るものの有用性を決定します。自由形式にすると、各輸送業者が異なる方法で回答し、比較が不可能になります。

回答に以下を含めるよう依頼してください：

料金の内訳。基本料金、燃料、通行料、保険、含まれる滞在時間、追加時間あたりの費用。各項目を個別に数値化します。

約束された輸送時間。推定ではなく、約束された時間。守られなかった場合の対応も明記します。

有効期間の条件。見積もり料金がいつまで有効か、どの変数によって変更される可能性があるか。

保証された能力と空き状況に依存する部分。サービスのどの部分が保証され、どの部分がその時の空き状況に依存するかを明確にします。

類似ルートの顧客紹介。プレゼンテーションのロゴではなく、企業名と確認可能な連絡先。

RFQがほとんどしないが、すべき質問

過去6ヶ月間の実際の時間通り配達率はどのくらいですか？

彼らが主張する数字ではなく、文書化できる数字を確認します。その指標を持っていない場合、オペレーションの管理方法について重要なことがわかります。

このルートでの復路貨物はどのように扱いますか？

帰路の貨物がない輸送業者は、そのコストをあなたの料金に配分します。ルートに帰路の確保された貨物がある場合、それは価格に反映されるべきです。何の話かわからない場合も、それは有用な情報です。

自社車両と外注車両の割合はどのくらいですか？

正解はありませんが、それぞれに意味があります。100%自社車両はコントロール力が高いですが柔軟性は低いです。外注が多いオペレーションは柔軟性は高いですがサービスの一貫性は低いです。その構成を知ることで、サービスの予測可能性がわかります。

自社と同様の貨物を扱った経験はありますか？一般的な経験ではなく、あなたの貨物の種類、業界、またはルートにおける具体的な経験を確認します。冷蔵チェーンで医薬品を輸送したことのない輸送業者は、毎日行っている業者とは異なります。両方とも冷凍車両を保有していても同様です。

回答を活用して実際の意思決定を行う方法

回答を集めたら、比較は価格だけであるべきではありません。以下の基準で表を作成し、自社のオペレーションで最も重要に応じて各項目に重み付けしてください：

実際の総価格 — 基本料金だけでなく、すべてのコンポーネントを合計します。

保証された能力 — 安定的に確約できる車両数。

約束された輸送時間 — そしてその数字が紹介実績に基づいてどれだけ信頼できるか。

追跡技術 — 仲介なしで直接アクセスできるか。

書類の健全性 — 有効な保険、適切な許可、明確なインシデントプロトコル。

自社の貨物とルートにおける経験 — 一般的ではなく、具体的な経験。

価格では勝っても他の5つの基準のうち3つで負けている輸送業者は、おそらく最良の判断ではありません。一方、価格が最も高くても他のすべてで高得点の業者は、除外する前に検討に値します。

適切に作成されたRFQは最安値をもたらすのではなく、正しい判断を下すための情報を提供します。

Control Terrestreでは、料金の完全な内訳、ルート別の保証された能力、追跡への直接アクセス、確認可能な紹介先を添えてRFQにお応えしています。輸送調達の判断は単なる数字以上のものであることを理解しているからです。見積もりをご依頼ください。または、ニュースレターにご登録いただければ、毎週実用的な陸上物流コンテンツをお届けします。