Wenn Ihr Unternehmen Produkte auf der Straße in Mexiko transportiert, ist der Frachtbrief kein weiteres Formular — er ist das Dokument, das jede Beförderung rechtlich absichert. Und seit 2021 kann ein Fehler bei seinem Ausfüllen teuer werden.
Dieser Leitfaden richtet sich an das Logistik-, Einkaufs- oder Verwaltungsteam, das Sendungen koordiniert, aber nicht unbedingt Experte für die Steuerangelegenheiten des SAT ist.
Was ist der Frachtbrief und warum betrifft er mich, obwohl ich kein Spediteur bin?
Der Frachtbrief ist ein Zusatz zum CFDI (elektronische Rechnung), der die Beförderung von Waren absichert. Obwohl der Spediteur ihn ausstellt, sind Sie als Absender dafür verantwortlich, dass die Daten Ihres Unternehmens, Ihrer Ware und Ihres Zielorts korrekt sind.
Liegt ein Fehler in Ihrer RFC, in der Produktbeschreibung oder in den Zielkoordinaten vor, kann das Dokument an einer Kontrollstelle abgelehnt werden — und der Lkw bleibt stehen. Der Servicio de Administración Tributaria beschreibt die technischen Spezifikationen des Zusatzes auf seiner offiziellen Plattform.
Schritt 1 — Überprüfen Sie Ihre RFC, bevor Sie Anweisungen erteilen
Die einfachste Angabe ist zugleich die, die am häufigsten zu Fehlern führt. Bevor Sie eine Sendung koordinieren, vergewissern Sie sich, dass die RFC, die Sie dem Spediteur mitteilen, exakt mit der im SAT registrierten übereinstimmt, einschließlich der Homoclave. Sie können dies direkt im SAT-Portal überprüfen.
Ein einziges falsches Zeichen macht das Dokument ungültig.
Schritt 2 — Beschreiben Sie Ihre Ware mit dem korrekten SAT-Code
Der SAT verfügt über einen offiziellen Produkt- und Leistungskatalog. Jede Art von Ware hat ihren spezifischen Code — Sie können keine allgemeine Beschreibung wie „Baumaterial" angeben, ohne den zugehörigen Code.
Bitten Sie Ihre Steuerabteilung oder Ihren Rechnungsstellungsdienstleister um den korrekten Code für das, was Sie normalerweise versenden. Wenn Sie verschiedene Produktarten handeln, erstellen Sie eine Referenzliste, um bei jeder Sendung nicht improvisieren zu müssen.
Schritt 3 — Bestätigen Sie Gewicht und Maßeinheit
Das Gewicht muss in Kilogramm angegeben werden und die Maßeinheit muss aus dem SAT-Katalog stammen — nicht irgendeine Bezeichnung. Wenn Ihr Lager mit Palisten oder Kisten arbeitet, stellen Sie sicher, dass der Spediteur das tatsächliche Bruttogewicht der Ladung kennt, bevor der CFDI erstellt wird.
Ein falsch deklariertes Gewicht kann von der Secretaría de Hacienda als Versuch der Steuerhinterziehung ausgelegt werden.
Schritt 4 — Geben Sie die Zieladresse präzise an
Der Frachtbrief erfordert geografische Koordinaten des Herkunfts- und Zielortes. Es reicht nicht aus, „Monterrey, N.L." anzugeben — Sie benötigen die vollständige Adresse: Straße, Nummer, Stadtteil, Gemeinde, Bundesstaat und Postleitzahl.
Viele Unternehmen führen einen internen Kundenkatalog mit diesen bereits überprüften Daten. Falls Sie keinen haben, ist es an der Zeit, einen zu erstellen.
Schritt 5 — Vergewissern Sie sich, dass der CFDI gestempelt ist, bevor der Lkw abfährt
Dies ist der kostspieligste Fehler: Der Spediteur fährt los, ohne die Steuernummer (UUID) generiert zu haben. Das Dokument muss vor Beginn der Beförderung gestempelt sein — nicht unterwegs, nicht bei Ankunft.
Machen Sie dies zu einer Vorgabe Ihres Prozesses: Die Sendung darf nicht ohne das PDF des CFDI mit Frachtbrief-Zusatz freigegeben werden. Die Secretaría de Infraestructura, Comunicaciones y Transportes (SICT) kann es an jeder Kontrollstelle auf der Straße verlangen.
Welche Version des Zusatzes muss Ihr Spediteur verwenden?
Seit Januar 2024 ist die gültige Version die 3.1. Wenn Ihr Transportdienstleister weiterhin ältere Versionen verwendet, hat das Dokument keine Gültigkeit beim SAT. Fragen Sie direkt, welche Version sein System ausstellt, und fordern Sie falls nötig ein Update als Bedingung für die weitere Zusammenarbeit. Sie können die offiziellen Änderungen im Diario Oficial de la Federación nachlesen.
Möchten Sie einen Logistikpartner, der das bereits geregelt hat?
Bei Control Terrestre arbeiten wir mit dokumentarischen Prozessen, die bei jeder Sendung verifiziert werden. Wenn Ihr Unternehmen einen zuverlässigen Spediteur benötigt, der alle Vorschriften des SAT und der SICT erfüllt, fordern Sie hier ein Angebot an — unser Team antwortet schnell.
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